Vilkår for et ophold på Søgård Hovedgård, der ligger på Sydspidsen af Langeland. Opdateret den 10. maj 2023 1. Børnelejren på Langelands og ansøgerens opgaver i forbindelse med afholdelsen af et finansieret ophold. Børnelejren på Langeland stiller ejendommen: Søgård Hovedgård Søgårdsvej 8 5935 Bagenkop til rådighed for institutioner, der arbejder med dårligt stillede børn, og som ønsker at afholde et ophold for disse i en nærmere aftalt periode. Endvidere finansierer Børnelejren på Langeland opholdet i henhold til det budget, som ansøgeren har fremlagt i forbindelse med sin indledende ansøgning, i det omfang dette er blevet godkendt af Børnelejren på Langeland. Ansøgeren står for alt det praktiske i forbindelse med afholdelse af opholdet herunder at skaffe personale, arrangere udflugter, madlavning, transport, rengøring mv. Ansøgeren er endvidere ansvarlig for, at lejren afholdes under forsvarlige forhold, og bærer det fulde ansvar for deltagerne på lejren, såvel børnene som personalet. 2. Fundraising og materiale Børnelejren på Langeland bliver finansieret via støtte fra private virksomheder, fonde samt loger. Når et ophold er godkendt, udarbejder Børnelejren på Langeland, (i forbindelse med finansieringen af ansøgerens ophold) et løsblad, som beskriver den planlagte lejr overfor mulige sponsorer. Ansøgeren skal være indforstået med at blive nævnt på dette løsblad. Derfor bedes ansøgeren hurtigst muligt maile 4-5 linier om "jeres" børn. Endvidere skal ansøgeren være indforstået med, at dennes lejr evt. nævnes som eksempel alene eller sammen med andre lejre. Dette gælder også i tiden efter lejrens afholdelse. Desuden offentliggøres planlagte og afholdte lejre på vores hjemmeside www.lejren.dk. 3. Ansøgningsprocedure og forløb Første skridt er, at ansøgeren udfylder et ansøgningsskema, som kan rekvireres på tlf. 38711289 eller pr. mail rs@lejren.dk og returnere det pr. mail til rs@lejren.dk eller pr. post til Børnelejren på Langeland, Knud Bro Alle 1, st. mf., 3660 Stenløse. Oplysningerne i ansøgningsskemaet behandles naturligvis fortroligt. Herefter tager Børnelejren på Langeland stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang ansøgningen kan accepteres. Dette meddeles ansøgeren, og en kontrakt fremsendes til ansøgeren pr. mail. Såfremt ansøgningen accepteres skal ansøgeren inden 14 dage, fra ansøgeren har modtaget kontrakten, returnere kontrakten pr. mail til rs@lejren.dk Overholdes ovenstående tidsfrister ikke, forbeholder Børnelejren på Langeland sig ret til at tilbagekalde sit tilbud om et finansieret ophold. Et evt. indbetalt depositum vil IKKE blive tilbagebetalt ansøgeren. Inden opholdets påbegyndelse skal følgende endvidere fremsendes til Børnelejren på Langeland: Endelig navneliste på børn (navn, køn og alder) Endelig antal personale Oplysninger om den lejransvarlig: navn, mail samt mobil nr. Oplysninger om ankomst- og afrejsetidspunkt Kopi af forsikringen eller navn på forsikringsselskabet 4. Depositum, kr. 7.000,00 for hovedhuset, hestestalden eller handicapafdelingen og kr. 10.000,00 for 2 af husene eller kr. 13.000 for alle 3 huse. Senest 5 uger før opholdets påbegyndelse skal der indbetales et depositum til Børnelejren på Langelands konto: Merkur reg. nr. 8401 konto nr. 4215119 til sikkerhed for, at lejren gennemføres og vilkårene i øvrigt overholdes. Sker dette ikke, kan Børnelejren på Langeland annullere aftalen. Ønsker ansøgeren digital faktura SKAL EAN nr. samt BrugerID oplyses på ansøgningsskemaet. Depositummet bliver IKKE returneret, hvis ansøgeren annullerer opholdet senere end 4 uger før påbegyndelse af lejropholdet. Udgifter der af Børnelejren på Langeland kan trækkes fra depositummet: Rengøring/oprydning: Udgifter til rengøring/oprydning af ejendommen, hvis det skønnes nødvendigt. Hærværk: Udgifter til udbedring af skader på ejendommen og inventaret som følge af hærværk. Tyveri: Udgifter til genanskaffelse af inventar og lignende, forsvundet fra ejendommen under lejren. Depositummet tilbagebetales til institutionen senest 14 dage efter lejrens afslutning, eller når Børnelejren på Langeland har modtaget kvitteringerne for opholdet pr. mail, en lille rapport om hvordan jeres ophold er gået samt evalueringsskemaet - evt. fratrukket ovennævnte udgifter. Rapporten skal videresendes til dem der har været med til at støtte jeres ophold økonomisk. Evalueringsskemaet modtager ansøgeren sammen med kontrakten. 5. Hvilke udgifter kan dækkes Iht. Børnelejren på Langelands vedtægter, må der ikke fra ansøgerens side kræves deltagerbetaling af nogen art fra familier for deres barns ophold på Søgård. Såfremt ansøgeren agter at søge hel eller delvis støtte eller tilskud til omkostninger, der skønnes ikke at kunne dækkes iht. Børnelejren på Langelands retningslinjer, fra offentlige myndigheder eller andre tilskudsordninger, skal det fremgå af ansøgningen. Børnelejren på Langeland er indstillet på at afholde følgende udgifter: a) Transportudgifter (brændstof) til og fra lejren. Ønsker ansøgeren at leje bus/busser, skal ansøgeren selv undersøge priser og få Børnelejren på Langelands godkendelse inden bestillingen. b) Forplejning under opholdet kr. 70,- pr. person pr. døgn, såfremt ansøgeren IKKE har noget kostbudget selv. Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at reducere dette beløb. c) Udgifter til udflugter incl. brændstof kr. 75,- pr. person ved et ophold på mindst 5 dage. d) Særlige omkostninger såfremt de skønnes nødvendige/rimelige, og det er indenfor vores økonomiske formåen, herunder udgifter til særlig transport, såfremt dette er påkrævet. Desuden afholder Børnelejren på Langeland alle udgifter til vand, el og varme i forbindelse med opholdet. 6. Udbetaling af det bevilgede beløb Det beløb som Børnelejren på Langeland har bevilget ansøgeren, udbetales til institutionens konto ca. 8 dage inden lejrens påbegyndelse, eller når Børnelejren på Langeland har fået de oplysninger, ansøgeren skal afgive til Børnelejren på Langeland. Det er derfor vigtigt, at I skriver institutionens reg.nr. og konto nr. på ansøgningsskemaet. 7. Afregning af det bevilgede beløb Det beløb som ansøgeren får overført ca. 8 dage før opholdet, skal der redegøres for. Derfor skal ALLE de originale kvitteringer scannes og mailes til rs@lejren.dk inden 14 dage efter opholdet. Udgifter uden kvittering kan ikke honoreres, det gælder dog ikke lommepenge. 8. Personale Ansøgeren skal selv skaffe det nødvendige personale til afholdelse af lejren. Det er et krav for at kunne deltage som personale på Søgård Hovedgård, at man ikke tidligere er straffet for eller i øjeblikket står tiltalt for et af følgende forhold: Drab Vold Sædelighedsforbrydelser såvel mod børn som voksne Røveri Tyveri Ansøgeren forpligter sig overfor Børnelejren på Langeland til at kontrollere personalets straffeattester og derved sikre sig, at de ikke er dømt for et af ovenstående forhold, samt på behørig vis sikre sig, at de ikke i øjeblikket står tiltalt for et af ovenstående forhold. 9. Lejransvarlig Under lejropholdet skal der være én lejransvarlig leder, der opholder sig på lejren. Det skal være den samme person under hele lejropholdet. 10. Forsikring Ansøgeren forpligter sig til at tegne en ansvarsforsikring for såvel børn som personale, der dækker dem under deres ophold på Søgård, og kopi af denne sendes til Børnelejren på Langeland senest 14 dage før afholdelsen af lejren. Ansøgeren kan også nøjes med at skrive forsikringsselskabet på ansøgningsskemaet. 11. Mad Ansøgeren skal selv stå for indkøb af mad og andre fornødenheder så som toiletpapir, køkkenrulle etc, samt for tilberedningen af maden og efterfølgende oprydning. Toiletpapir, fryseposer m.m. skal efterlades på gården. 12. Transport Transporten til og fra lejren samt eventuelle udflugter skal ansøgeren selv arrangere og tage ansvaret for. Ledsagelse af børnene under transport skal ansøgeren ligeledes selv arrangere. 13. Rengøring, oprydning m.m. Rengøringen under samt efter opholdet skal ansøgeren selv sørge for, og ansøgeren skal aflevere ejendommen i rengjort stand, dette gælder både ude som inde. Såfremt dette ikke sker, vil udgifterne til rengøring af ejendommen blive fratrukket depositummet som følgende: hovedhuset kr. 3.506,25, hestestalden kr. 3.771,25, handicapafdelingen kr. 1.651,25 samt multihuset kr. 2.446,25. Der må ikke efterlades noget som helst i vaskemaskinen eller tørretumbleren. Alt der er vasket, SKAL lægges på plads eller hænges til tørre på tørrestativet, opvaskemaskinerne må gerne være fyldt op, men SKAL sættes i gang. De næste som ankommer til Søgård sætter/lægger på plads, så bliver det ens for alle. Der skal ryddes op og gøres rent alle steder. Der bliver trukket 180 kr. pr. time, hvis vores opsynsmand, efter jeres afgang, skal tømme vaskemaskinen og/eller tørretumbleren, rydde op, vaske, sætte cykler, havemøbler, grill m.m. på plads og samle affald sammen på grunden. Priserne er inkl. moms. Rengøring/oprydning som ansøgeren selv skal stå for, indbefatter følgende: Der skal ligge 1 dyne og pude i hver seng. Alle alm. stole/spisestole/kontorstole skal sættes op på bordene. Vaskemaskiner og tørretumbler SKAL tømmes. Alt skal sættes/lægges på plads. Gulvene skal støvsuges og vaskes, og det gælder også under senge, sofaer, skabe m.m. Vindueskarme og andre synlige flader skal tørres af. Rengøring af ovne m.m. Badeværelserne skal rengøres inkl. toilet, spejl og vask. Spindelvæv skal fjernes Alle affaldsspande skal tømmes Krummer o.lign. i møbler, gælder også senge, skal fjernes Tøm alle skuffer og skabe for tøj, slikpapir m.m. Køleskabe skal tømmes og tørres af Såfremt ansøgeren ønsker at betale for rengøringen, som kun omfatter støvsugning, vask af gulve og aftørring af synlige flader samt rengøring af badeværelser, skal bestillingen ske snarest dog senest 14 dage før opholdet på tlf. 38711289 eller pr. mail rs@lejren.dk. HUSK at alle stolene skal sættes op på bordene. Ved ophold i begge huse. Hvis en institutionens har rådighed over både hovedhuset og hestestalden, SKAL ting, der er flyttet fra hus til hus under opholdet, sættes tilbage hvor de kom fra inden afrejsen. Den næste institution har måske kun adgang til det ene hus, og så mangler de ting, der er flyttet. 14. Sengelinned mv. Sengelinned (eller soveposer) samt badehåndklæder skal deltagerne selv medbringe til Søgård Hovedgård. Dyner og hovedpuder forefindes. Der er vaskemaskine og tørretumbler på stedet. Inden ansøgerens afrejse SKAL der lægges 1 dyne og 1 hovedpude i hver seng, sker dette ikke, afregnes der med kr. 180,00 i timen, minimum 1 time, som bliver fratrukket depositummet. 15. Kontakt til firmaer Såfremt Børnelejren på Langeland i sit arbejde med salg af sponsorater kommer i kontakt med virksomheder, der ønsker at støtte med andet end penge f.eks. billetter, produkter eller lignende, underretter Børnelejren på Langeland ansøgeren herom, og det er herefter op til ansøgeren selv, at tage kontakt til den enkelte virksomhed og evt. lave en aftale, såfremt det måtte ønskes. 16. Evaluering Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at foretage en evaluering af opholdet, når lejren er afsluttet. Evalueringsskemaet fremsendes sammen med kontrakten, og bedes udfyldt og returneret pr. mail til rs@lejren.dk Gæstebog - vi opfordrer alle lejrdeltagere - også børnene - til at skrive en hilsen i gæstebogen. Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at offentliggøre hele eller dele af indlæg fra gæstebogen til f.eks. vores blad Søgård POSTEN. 17. Skader Eventuelle skader på ejendom og inventar (f.eks. knuste ruder) skal udbedres midlertidigt på stedet hvis muligt (f.eks. en plastpose for en knust rude) og skrives på evalueringsskemaet. Det sker selvfølgelig også, at der er krus, lamper eller andre ting der går i stykker, og det er rart for os at vide det, så vi kan sørge for at erstatte tingene. Derfor, skriv venligst på evalueringsskemaet, om der er noget, der er gået itu eller blevet væk. Almindeligt spild bliver ikke trukket fra depositummet. Der bliver trukket mindst 1250,00 kr. (enkelt glas) og mindst 3500,00 kr. (termoglas) pr. ødelagt rude, alt efter størrelsen og materiale, fra depositummet. 18. Reglement Ansøgeren forpligter sig til at overholde reglementet for Børnelejren på Langeland. Husreglerne mailes til ansøgeren sammen med kontrakten. 19. Oplysningspligt/ret Børnelejren på Langeland beder ansøgeren om at oplyse fornavn, køn og alder på hvert enkelt deltagende barn. Børnelejren på Langeland forbeholder sig ret til at videregive navn og alder på et enkelt barn til en virksomhed, der tegner et Børnesponsorat, der dækker alle udgifter for det pågældende barn. Børnelejren på Langeland forsøger også at skaffe en lille gave til hvert barn, som de får, når de ankommer til gården. Hvis ansøgeren tager nogle billeder under opholdet, vil det glæde Børnelejren på Langeland at modtage nogle stykker, gerne pr. mail, som vi bl.a. kan bruge til nye brochurer, til vores website, nyhedsbreve eller Søgård POSTEN. Vi modtager også gerne tegninger fra børnene. 20. Overtagelse/aflevering af Søgård Hovedgård Nøgler skal afhentes hos en købmand. Vores opsynsmand vil være til stede ved jeres afrejse fra Søgård Hovedgård for at tage imod nøglerne m.m., samt efterse lejrens stand. Dette får ansøgeren nærmere besked om. 21. Kontrol Børnelejren på Langelands bestyrelse eller repræsentanter for denne har under hele lejren adgang til at besøge ejendommen, såfremt de måtte ønske det, såvel for at besigtige ejendommen, som for at kontrollere, om de indgåede vilkår overholdes, og lejren i det hele taget afvikles på en forsvarlig måde. 22. Ændringer Der kan forekomme ændringer.